TESTIMONIAL
De centra voor basiseducatie werden opgericht in 1990. Ze behoren tot het volwassenenonderwijs en hun opdracht is om kortgeschoolde volwassenen te versterken op gebied van geletterdheidscompetenties. Cursisten volgen bij een centrum voor basiseducatie (CBE) cursussen taal, rekenen, ICT of algemene vorming. Hierdoor functioneren ze beter in het dagelijkse leven en kunnen ze gemakkelijker participeren in de samenleving.
In 2008 stonden het CBE Midden-Brabant en het CBE De Springplank voor een fusie. Omdat de twee organisaties met twee coördinatoren elk hun eigen manier van werken hadden, drong een herverdeling van de taken zich op. Het Centrum Basiseducatie heeft dan een beroep gedaan op collega Daan. ‘Hij heeft het verkennende werk verricht en heeft de zaken duidelijk en goed in beeld gebracht in functie van een herverdeling van de verantwoordelijkheden op niveau van de directie en de administratieve diensten’, zegt Greet Vanbeneden, co-directeur verantwoordelijk voor de educatieve werking en de samenwerking met partnerorganisaties.
Maatschappelijke uitdagingen
Sinds de fusie is het CBE opnieuw sterk gegroeid en wordt de organisatie geconfronteerd met nieuwe uitdagingen, zowel op gebied van de interne organisatie als door externe factoren. ‘Er zijn heel wat maatschappelijke noden en verwachtingen die invloed hebben op onze werking en wij zelf willen als organisatie ook impact realiseren en inspelen op veranderingen in de samenleving’, zegt Greet.
‘Het aantal cursisten is op 30 jaar tijd enorm gestegen, via het agentschap voor integratie en inburgering, VDAB… vinden heel wat anderstalige volwassenen die in Halle-Vilvoorde wonen, hun weg naar trajecten Nederlands. Maar ook veel Nederlandstalige kortgeschoolde volwassenen nemen deel aan onze cursussen om bv. hun digitale vaardigheden te versterken, zich voor te bereiden op het theoretisch rij-examen, nieuwe apparaten zoals een smartphone te leren gebruiken of om goed te kunnen solliciteren.’
‘Cursisten kwamen in een versnipperde organisatie terecht, terwijl we juist wilden inzetten op een geïntegreerde benadering van de leertrajecten.’
‘Daarnaast zijn er ook steeds meer lokale partnerorganisaties die een beroep doen op onze expertise op gebied van werken aan geletterdheidsvaardigheden en met ons geïntegreerde trajecten willen uitbouwen voor hun cliënten. Deze aanpak vraagt een goede externe communicatie, uitbouw van ons Netwerk en lokale inbedding en een decentraal aanbod in een moeilijk werkgebied in de rand van Brussel’, aldus Greet.
Sterke groei
Als extra uitdaging komt daar de exponentiële groei van de organisatie bij. ‘Wanneer je op tien jaar tijd groeit van 50 naar 115 medewerkers, ben je in die periode een heel andere organisatie geworden’, zegt Gert Van Walle, co-directeur verantwoordelijk voor administratie, personeel en financiën. ‘In een kleine organisatie zoals we in de jaren ’90 zijn gestart, is iedereen voor alles verantwoordelijk. Nu is dat veranderd, onze werking bestaat uit 100 educatieve medewerkers, 9 administratieve medewerkers, een directieteam en een stafploeg. Zowel in Halle als in Vilvoorde/Machelen zijn er standplaatsen en landschapsbureaus waar medewerkers verwacht worden om te overleggen of om lessen voor te bereiden. Van daaruit vertrekken ze dan weer naar lesplaatsen in heel Halle-Vilvoorde’
‘Die groei begon na een tijd op verschillende vlakken voor knelpunten te zorgen’, vult Greet aan.
‘Communicatie intern en met externe partners werd moeilijker, medewerkers wisten niet meer wie waarvoor verantwoordelijk was, mensen aansturen was niet evident, mobiliteitsproblemen, te veel verschillende medewerkers stonden in voor de cursistenbegeleiding… De cursisten kwamen in een versnipperde organisatie terecht, terwijl we juist wilden inzetten op een geïntegreerde benadering van de leertrajecten en cursistenzorg in nauwe samenwerking met andere organisaties.’
Organisatie hertekenen
‘In 2017 kregen we dan een mail van Ginkgo Consulting met een uitnodiging voor een lezing van Daan. We zijn daar naartoe gegaan en hadden tijdens die lezing het gevoel dat wat hij vertelde heel goed van toepassing was op onze organisatie. Het model dat Daan voorstelde kon een vernieuwing zijn die tegemoet kwam aan onze noden. Daan vertelde hoe verandering tot succes kan leiden in een organisatie, en over het belang om mensen bij deze verandering te betrekken’, zegt Gert. Het CBE nam contact op met Ginkgo Consulting en er werd een verandertraject opgestart.
‘Het is mooi om te ervaren hoe goed Toon onze organisatie en de oorzaken van de problemen doorhad en waarom dit veranderingstraject moest afgelegd worden.’
‘Toon nam onze organisatie onder de loep en deed een eerste analyse van onze organisatie met de directie. Ook het directieteam zat in volle verandering, dus hebben we eerst daarop ingezet’, aldus Greet. ‘Hij was als projectleider en deskundige hierbij een enorme steun. Hij onderzocht eerst waar de energie in onze organisatie verloren ging, daarna analyseerde hij de situatie en de redenen voor verandering, zowel intern als maatschappelijk. Hij creëerde voor dit proces een participatief plan van aanpak met veel ruimte en veiligheid voor de verschillende type medewerkers. Het traject was met momenten erg confronterend, het is niet gemakkelijk om de pijnpunten zo naar boven te zien komen, maar naderhand is het mooi om te ervaren hoe goed Toon onze organisatie en de oorzaken van de problemen doorhad en waarom dit veranderingstraject moest afgelegd worden. Het resultaat maakt nu onze mensen heel enthousiast om mee te stappen in de verandering.’
‘Daarna hadden we een kick-off met het hele team om het project te kaderen’, gaat Gert verder. ‘We brachten samen met Ginkgo Consulting onze organisatie in kaart, om dan in de ontwerpfase in projectgroepen de concepten uit te tekenen. De conclusie in deze fase was dat we binnen onze grote organisatie in heel Halle-Vilvoorde regionale werkingen basiseducatie zouden uitbouwen. Een belangrijk deel van de oefening bestond erin om na te gaan, welke processen&taken van onze waardeketen door de teams zo zelfstandig mogelijk zouden kunnen uitgevoerd worden, welke competenties we per team nodig hadden en wie in welk team terecht kwam. Een moeilijke opdracht, maar we hebben hiervoor van Ginkgo Consulting permanente begeleiding en veel bruikbare instrumenten aangereikt gekregen. Ook de nieuwe rol van de ondersteunende diensten en de directie kreeg ondertussen vorm.’
Inzicht in eigen functioneren
Voor zowel Greet als Gert was het hele traject ook op persoonlijk vlak heel boeiend en leerrijk. ‘Als leidinggevenden hebben we geleerd dat de voorbereidingen, de keuze voor processen en instrumenten en het goed kiezen van de juiste momenten om met het team over een ingrijpende verandering te communiceren, heel belangrijk zijn. We zijn heel blij met dit participatieve model en de keuze voor regionale teams met breed inzetbare medewerkers, die elk zoveel mogelijk taken op niveau van het team realiseren. Hiermee verhogen we de betrokkenheid van medewerkers, geven we anderen de kans om mee oplossingsgericht te leren denken, verantwoordelijkheid op te nemen en maximaal talenten in te zetten. Het is interessanter om te vragen of medewerkers zelf een voorstel hebben, dan om zelf altijd de oplossing te geven.’
‘Door vanop afstand te kijken naar onze werking en de moeilijkheden waarmee we worstelden, onze gevoeligheden en karakters, de interacties tussen de mensen in onze organisatie, … heeft Toon ons veel inzichten gegeven, ook op gebied van persoonlijk functioneren en het opnemen van leiderschap. Hij begeleidde ons in het ontwikkelen van ‘politieke vaardigheden’, bij het omgaan met weerstand, het zoeken van evenwichten tussen mensgericht en organisatiegericht handelen en versterkte ons in samenwerken, communiceren en onderhandelen’, besluiten Gert en Greet.
Interesse ?
Worstel je binnen je organisatie met vergelijkbare uitdagingen als het CBE destijds, of voel je een nood aan verandering, maar krijg je die niet geïnitieerd, aarzel dan niet om contact op te nemen met Ginkgo Consulting. Wij staan klaar om je organisatie door elk verandertraject te loodsen.
