‘Eigenlijk doen we continu aan changemanagement’, zegt Frank Geets, Administrateur Generaal van het Facilitair bedrijf. ‘Onze dienstverlening en de technologie evolueren heel snel, dus moeten wij mee veranderen.’
Het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid ondersteunt met 800 medewerkers de lokale besturen en alle entiteiten binnen de Vlaamse Overheid. Het is verantwoordelijk voor alles wat met het vastgoed van de Vlaamse Overheid te maken heeft: huren en verhuren, kopen en verkopen, bouwen en renoveren van kantoren, erfgoed, musea, loodsen, regieposten…
Dat vastgoed moet ook worden beveiligd, schoongemaakt en onderhouden. Vaak moet er ook voor catering worden gezorgd. Facilitymanagement is daarom ook een verantwoordelijkheid van het Facilitair bedrijf.
Daarnaast gaat ook alles wat moet worden aangekocht via het Facilitair bedrijf. En tot slot houdt het Facilitair bedrijf alles bij wat moeten worden bijgehouden met een groot fysiek en
digitaal archief.
Intensief maar noodzakelijk
Via een veranderkundig traject van SIOO maakte het Facilitair bedrijf kennis met Ginkgo Consulting. ‘Het stuk over intervisie werd door Toon en Daan gegeven en ze maakten ons duidelijk dat we daar binnen onze organisatie dieper op in moesten gaan.’
‘Ginkgo Consulting heeft de kennis en de technieken om bepaalde zaken naar boven te brengen’, gaat Geets verder. ‘Zo werd duidelijk dat we te veel in silo’s werken, dat de samenwerking tussen afdelingen veel beter kan, dat er misschien zelfs een gebrek aan vertrouwen is. Het was duidelijk dat we hier verder moesten mee gaan. Dus hebben we sinds het najaar van 2022 nog een aantal intervisiesessies opgezet met Toon.’
In januari volgde dan een intensieve tweedaagse met Toon en Nina. ‘Intensief is het juiste woord’, benadrukt Geets. ‘We zijn enthousiast over het traject, maar het is niet eenvoudig. Ginkgo houdt teams en organisaties een spiegel voor. Ze leggen zaken bloot die je een duidelijk zicht geven op de echte problemen. Zo duidelijk dat je ze niet kunt negeren. Dat is soms confronterend, maar ook nodig.’
Zeggen wat gezegd moet worden
‘De sessies hebben best wat emoties teweeg gebracht bij de deelnemers’, gaat hij verder. De deelnemers zijn in dit geval alle afdelingshoofden, het directieteam en de HR-manager van het Facilitair bedrijf. ‘Er zijn mensen die het anders zagen en het niet eens zijn met de richting die we uitgaan. Dat hoort er nu eenmaal bij.’
Het belangrijkste resultaat van de sessies is voor Geets dat wat voorheen onuitgesproken bleef nu wel wordt uitgesproken binnen zijn organisatie. ‘We hebben vooral geleerd om de dingen te benoemen en te zeggen zoals ze zijn. We hadden misschien wat de neiging te veel naast elkaar te praten voor de lieve vrede. Maar nu zeggen we eindelijk wat we al jaren geleden hadden moeten zeggen.’
Geets is er zich terdege van bewust dat dit een soort mindset is waaraan je als organisatie, als team moet blijven werken. ‘We gaan Toon natuurlijk niet blijven vragen om te komen, maar we hebben wel nog enkele sessies nodig om de resultaten op lange termijn te borgen.’
Naast de interne communicatie zijn er door de tussenkomst van Ginkgo nog wel een aantal dingen veranderd binnen het Facilitair bedrijf. ‘Iedereen is nu akkoord over wat er moet gebeuren en h
et zal ook gebeuren. Ik denk bijvoorbeeld aan het openbreken van de silo’s. Dat kunnen we nu wel aan’, weet Geets. ‘Al zullen we daar misschien nog wat in begeleid moeten worden.’
De oefening blijven herhalen
Frank Geets twijfelt er geen seconde aan dat een oefening als die met Ginkgo zinvol is. ‘Ook voor teams die niet worstelen met hun interne werking, voor organisaties waar alles gesmeerd lijkt te lopen, is het goed om af en toe eens een intervisie te doen zoals wij gedaan hebben. Als je voelt dat je organisatorisch moet veranderen, moet je die oefening doen. Maar zelfs als het goed gaat moet je nu en dan afstand nemen, al dan niet met de kritische blik van een buitenstaander.’
‘De praktijk zal moeten uitwijzen of en wanneer we de oefening nog eens moeten doen en of we het dan zelf doen. In principe zou een HR-manager dat kunnen doen, maar zo’n ingrijpend traject vergt maturiteit van je organisatie.’
Interesse in Ginkgo?
