Eerder hadden we het over hoe teams de essentiële bouwstenen van een organisatie zijn en belichtten we de noodzakelijke voorwaarden opdat autonome teams een meerwaarde zouden zijn voor een organisatie. Nu gaan we het hebben over de ontwerpprincipes voor zelfsturende teams.
Hoewel zelfsturing een hot topic is, werden de eerste ontwerpprincipes voor zelfsturende team al in 1976 ontwikkeld door Cherns en nadien door verschillende auteurs verfijnd. Cherns onderscheidt negen principes die men in acht moet nemen bij het ontwerpen van zelfsturende teams.
Principe 1
De processen die toegewezen worden aan het team moeten compleet zijn, duidelijke grenzen hebben en gekoppeld kunnen worden aan een meetbaar resultaat. De afhankelijkheid van andere teams wordt zoveel mogelijk vermeden, alhoewel dit natuurlijk niet betekent dat team elkaar niet mogen helpen.
Principe 2
De taken van de teamleden moeten onderlinge afhankelijkheid vertonen doordat de activiteiten van teamleden elkaar aanvullen. Teamleden gaan pas echt samenwerken wanneer ze voor het bereiken van resultaten afhankelijk zijn van elkaar.
Principe 3
De omvang van het team moet zodanig zijn dat het team een herkenbare bijdrage aan de organisatie kan leveren, voldoende snel goede beslissingen kan nemen en niet te kwetsbaar is. Een team telt best niet minder dan vier personen en niet meer dan twintig. Een team van minder dan vier personen is te kwetsbaar, de andere teamleden zijn nauwelijks in staat om de afwezigheid van een teamlid op te vangen. Vanaf meer dan twintig teamleden valt het team al snel uit elkaar in verschillende fracties. Een teamgrootte tussen de acht en de twaalf personen blijkt voor het functioneren optimaal te zijn.
Principe 4
Het team moet beschikken over voldoende regelmogelijkheden om de teamtaak zo zelfstandig mogelijk uit te voeren. Onder regelmogelijkheden verstaan we een proces kunnen plannen en bijsturen, problemen zelf kunnen oplossen en de teamprestaties kunnen bewaken, handhaven en verbeteren.
Principe 5
De leden van het team zijn voor verschillende taken binnen het team inzetbaar en interne statusverschillen mogen een flexibele werkverdeling en de interne teammobiliteit niet in de weg staan. De brede inzetbaarheid moet verhinderen dat het team kwetsbaar is voor externe schommelingen in het werkaanbod en interne schommelingen in capaciteit. Dat wil echter niet zeggen dat iedereen alles moet kunnen.
Principe 6
Het team zorgt zelf voor de nodige afstemming binnen het team en voor de buitenwereld. Hoewel een team zelfstandig werkt rond een eigen werkpakket is het geen eiland. Er is nog altijd behoefte om met andere teams af te stemmen en samen te werken. Ook binnen het team moeten een aantal zaken afgesproken worden.
Veel beloningssystemen benadrukken de individuele verantwoordelijkheid en prestaties. Bij zelfsturende teams komt daar een extra dimensie bij
Principe 7
Het team moet beschikken over een eigen ruimte, eigen productiemiddelen en informatie. De teamleden moeten fysiek bij elkaar geplaatst worden zodat ze zicht hebben op elkaars werk en gemakkelijk kunnen communiceren met elkaar. Het team moet ook over de nodige middelen beschikken om het werk te kunnen uitvoeren. Tenslotte moeten de teamleden over informatie kunnen beschikken waardoor ze zelfstandig beslissingen kunnen nemen en de eigen prestaties kunnen opvolgen.
Principe 8
Het team moet zoveel mogelijk zelf kunnen beslissen ‘hoe’ de processen moeten uitgevoerd worden. Doelstellingen (het wat) worden dan in overleg met de leiding afgesproken. Dat betekent dat planningssystemen, kwaliteitssystemen, budget enz. moeten beantwoorden aan de zelfstandige werking van het team.
Principe 9
Het beloningssysteem moet aansluiten op teamwork. Veel beloningssystemen benadrukken de individuele verantwoordelijkheid en prestaties. Bij zelfsturende teams komt daar een extra dimensie bij en moet het beloningssysteem ook de inzetbaarheid en het nemen van verantwoordelijkheid bevorderen, ontwikkeling en samenwerking stimuleren en focussen op teamresultaten en ondernemerschap.
Interesse ?
Wie alles wil weten over innovatieve arbeidsorganisatie en zelfsturende teams verwijzen we graag naar ons boek De kracht van zelfsturende teams.
